Kontrast:
Rozmiar czcionki:
Odstępy:
  • TAB - Kolejny element
  • SHIFT + TAB - Poprzedni element
  • SHIFT + ALT + F - Wyszukiwarka
  • SHIFT + ALT + H - Strona główna
  • SHIFT + ALT + M - Zawartość strony
  • SHIFT + ALT + 1 do 2 - Wybór menu
  • ESC - Anulowanie podpowiedzi

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

ORGANIZACJA PRACY W SZKOLE I OBSŁUGA INTERESANTÓW


Interesantów przyjmuje się w dniach i godzinach pracy Zespołu Szkół w Branicach
tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00.

 
PRZYJMOWANIE ZAŁATWIANIE I ROZSTRZYGANIE SPRAW

Sprawy do załatwienia przyjmowane są w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia   14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r Nr 98 poz. 1071 z późn. zm.) Na podstawie art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:


Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym
wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw.
Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy
dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy
akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić pracownika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w szkole nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu.

Należy zwrócić uwagę, że przedstawione dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd pracownika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także pracownika poświadczającego nieprawdę. Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną.

Prowadzone sprawy w szkole powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwiania sprawy jest złożenie
przez osobę zainteresowaną podania lub innych odpowiednich dokumentów. Szkoła powinna także załatwiać sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.

Szkoła prowadzi sprawy takie jak:

1)  przyjmowanie uczniów / słuchaczy oraz tryb przechodzenia z jednych typów szkół do drugich,

2)  przechowywanie dokumentacji uczniów i słuchaczy,

3)  wydawanie zaświadczeń o uczęszczaniu uczniów i słuchaczy do poszczególnych szkół,

4)  odbieranie dokumentów w związku z rezygnacją z nauki w szkole policealnej dla młodzieży i dla dorosłych,

5)  wydawanie dokumentacji z przebiegu kształcenia słuchaczy Medycznego Studium Zawodowego i Szkoły Policealnej dla Dorosłych,

6)  wydawanie duplikatów dyplomów zawodowych i świadectw ukończenia Medycznego Studium Zawodowego i Szkoły Policealnej dla
     Dorosłych,

7)  wydawanie duplikatów indeksów dla słuchaczy szkół policealnych, 

8)  wydawanie duplikatów legitymacji szkolnych dla uczniów,

9)  wydawanie zaświadczeń nauczycielom, którzy uzyskali akceptacje na stopień nauczyciela kontraktowego,

10) wydawanie świadectw pracy pracownikom szkoły,

11) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownikom oraz byłym pracownikom szkoły do  
      celów  emerytalno rentowych.


CZYNNOŚCI KANCELARYJNE I OBIEG DOKUMENTÓW

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.

PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI
 

  1. Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym.
  1. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowośćzaadresowania oraz stan  opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokółu o doręczeniu przesyłki  uszkodzonej.
     
  2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
  1. Po otwarciu koperty stwierdza się:
  1. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
  1. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo.
     
  2. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
     
  3. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z dziennika korespondencyjnego.
     
  4. Po wykonaniu czynności określonych w pkt. 1-8 sekretariat segreguje wpływającą korespondencję  według jej treści i przekazuje ją dyrektorowi.
     
  5. Dyrektor przeglądając korespondencję:
  1. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez innych pracowników  placówki dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące:
  1.  Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych  pracowników, zostaje przekazana pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w  podstawowym zakresie.
     
  2. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta,co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
     
  3. Nie podlegają rejestracji:
  1. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
     
  2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
  1. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
     
  2. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
     
  3. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: “Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
     
  4. Pracownicy szkoły załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym
    pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.
     
  5. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
  1. W pismach nie należy stosować skrótów instytucji, gdy co najmniej jeden raz nie została użyta pełna nazwa instytucji.
     
  2. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.


    WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM.
     
  1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
  1. Pisma przeznaczone do wysłania – pracownik sekretariatu sprawdza, czy są podpisane, opatrzone  znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków należy uzupełnić je.
     
  2. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej  części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
  1. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
     
  2. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
  3. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być
    wysłana jako przesyłka zwykła.

    Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników szkoły czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora.



     
Podmiot udostępniający: Zespół Szkół w Branicach
Informację wytworzył(a) lub za treść odpowiada: Benedykt Pospiszyl
Data wytworzenia: 2011-03-04

 

Wersja XML